企業列印設備租賃八大招、6步驟Step by Step 拆解所有細節！
企業列印設備租賃八大招、6步驟Step by Step 拆解所有細節！ https://i0.wp.com/printtown.com.tw/wp-content/uploads/2023/02/未命名-1920-×-1080-像素.jpg?fit=900%2C506&ssl=1 900 506 許紋賓 https://secure.gravatar.com/avatar/5ff8100fda514135add9bed9823d1b85?s=96&d=mm&r=g從學校到機關、企業，大家對於影印機租賃、印表機租賃設備都有需求，特別是中小企業與大型企業需要大量列印，但輸出設備採購與維護成本高，若是改用「租賃」方式更為經濟實惠，考慮到要在眾多廠商及品牌中選擇，採購人員可能會感到困惑，我們提供幾點建議，讓採購人員在租賃影印機、租賃印表機更容易做選擇。
首先先比較價格及服務，再針對品牌、型號、功能等作全面探討，讓您在影印機租賃時決策更加清晰可靠。
內容目錄
影印機租賃、印表機租賃列印設備經常會遇到的八大問題
為了解決採購人員們在探討企業租賃影印機列印設備時有的各種疑問，我們耗費了大量的時間與心力，為公司採購人員收集最適合其需求的解決方案，從搜集資料到業務洽談、挑選設備以及安裝把關，彙整出企業租賃列印設備的整套流程；此外，還突顯出可能會被忽略或者混淆的小細節，以確保採購行程能夠順利進行。我們將所有可能遇到的問題濃縮提煉，歸納成多個最常遇到並涵蓋企業租賃列印設備的重要方向，藉此讓採購人員能更快速掌握評估要點，做出最佳的決定。
問題一：每月影印 / 列印量？
在開始尋找影印設備租賃商之前，採購人員必須做功課，了解合適的租賃方案並對企業的每月列印量做出客觀估計。目前市面上租賃方案有許多種，在量化估計每月列印量時，最簡單的方式就是抓出公司每個月的「影印/列印」總量。
根據影印機租賃服務的標準，小型企業的影印量大約為1000張黑白/50張彩色、中型企業為3000張黑白/500張彩色，而大型企業則為10000張黑白/1000張彩色以上。藉由檢視每月影印/列印量，企業可以快速瞭解公司每月使用成本及單張列印成本，並且能精確估算出所需租賃影印機的數量。此外，亦需另外考量辦公室人員與環境狀況等因素，以達到更精確的估算；若企業每月列印量偏大，則建議挑選列印速度較快的高階機種，以提升整體的作業效率。
問題二：黑白列印為主？或是也有彩色列印的需求？
通常情況下，辦公室裡的文件列印以黑白為主，彩色列印僅為補充，占總印量的比例往往只有黑白的一半或是更少。然而，若遇到特殊行業，例如服務於公司廣告設計、企劃、出版等等，對於彩色列印的需求將會較為高漲，有時甚至會出現彩色列印多過黑白的情況。
問題三：鄰近影印機的座位沒人想坐，還得搭配空氣清淨機？
公司裡的影印機在與員工座位區有一定距離，運作時可能會有“臭氧”、廢氣異味及“碳粉微粒”外洩，導致員工健康受到影響，因此靠近影印機的位置通常沒人想坐，更甚者可能需要額外採購空氣清淨機。建議租賃設備時可以詢問業務人員是否有對應的改進方案，也可以採取換約時升級更新式設備，以免發生健康上的問題。
問題四：列印品質需要注意哪些重點？
使用列印設備對企業來說最重要的就是可以列印出清楚的文字與數字，這關係到細節上；例如合約、報價單上的較小字級要清晰地可以辨識，有些列印條碼也必須要有出色的列印效果。因此，當著手選擇租賃設備時，列印品質就是一項非常重要的決策依據。
問題五：列印控管的問題？
作為使用者，我很在意列印控管的問題！有了「靠卡列印管理」，我們不僅可以控制成本，也能有效減少資安風險－如確保機密資料安全，避免資源浪費等等。因此，我建議對於安全性有極強要求的企業，在租賃列印設備時，除了確保有標準的售後服務與維修外，別忘了要加購這項能有效提高安全管理的「靠卡列印管理」服務！
問題六：除了基本的列印/影印，是否有其他需求？
採購人員在考量租賃影印機時，可以審慎思考是否要除了傳統的列印與影印外，還有其它需求？因為此類影印機多半整合更豐富的功能，例如傳真、掃描，甚至更支援可擴充的傳真與網路介面，也可區分內外網的連結應用。對於每月印量超過1萬張文件的企業，可以額外選配專業的裝訂分頁裝訂機，更能提升作業效率。
問題七：後續的維護與保修是否包含在租賃合約內？
為了避免在影印機租賃過程中所遭遇到的隱性成本，採購人員應該於租賃前先確認合約內之售後服務範圍，並且了解服務團隊的規模，以及確保承租方為此能提供完善的服務，而不會出現中斷維修或維修延誤的情況。另外也要留意是否有機會請廠商把服務合約加入租賃合約一併討論，從而對售後維護與保修服務獲得令人放心的優質保障。
大家在租賃影印機時，應當留意合約內是否包含維護與保修的服務，服務團隊規模也應該確認，以免日後出現因廠商沒有足夠服務人員而無法提供服務的情況，導致公司生產力下降。
問題八：是否有最短租期限制？
影印機的租賃合約是否有時間上的限制呢，而在業界的情況下，有提供最短租期的方案通常只適用於二手機，並且常被用於活動或臨時辦公室的需求。此外，最短租期只能以一個月為起算時間。但如果是一般原廠提供的新機租賃方案，則最短租期會較長，甚至可以至一簽五年。
企業輸出設備租賃6步驟拆解整套流程
Step 1. 蒐集廠商資訊：
若想要尋找合適的影印機租賃廠商，除了上網搜尋資料外，也可以積極洽詢熟悉的朋友圈或同業，比較廠商的價格與服務，選擇出最合適的廠商。
Step 2. 聯絡廠商：
若有確認要進行影印機租賃，建議直接致電聯絡廠商，詢問相關的價格與服務，更快比較各廠商的優勢，尋找出最適合企業的方案。
Step 3. 初步洽談：
了解方案與設備佈建方式：在洽談中，企業應該先了解影印機租賃廠商提供的設備佈建方式，以及租賃的方案，並比較其他廠商的方案，以求最大的價值。
Step 4. 列印設備的挑選與品質檢核：
在進行影印機租賃時，建議企業可以詳細檢核列印設備，從功能、品質、及經濟效益等多方面考量，以確保租賃的設備能符合企業的需求，且具有高性價比。
Step 5. 確認方案並進行簽約：
一旦確認了租賃的方案，就可以簽約，在簽約時，詳細閱讀合約內容，請要求「合約的審閱期」，清楚了解合約中的相關細節。
Step 6. 設備部署與後續教育訓練：
在完成租賃合約後，廠商就可以開始部署設備，企業也應該協助廠商配合，並安排設備的設定與教育訓練，讓員工能更快上手操作，以提升工作效率。
小結：價格低廉絕非唯一考量，在選擇影印機租賃廠商時，企業應該要考量廠商提供的服務為首要。
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