卡紙預防六大招，讓你菜鳥變鳳凰！-『教學文』

• 2020/08/31
• 許紋賓
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主管委託列印的企劃案才印一半，偏偏辦公室的複合機給你來個大卡紙怎麼辦！打開影印機蓋子想把紙抽出來，無奈心一急太用力，只抽出半張，另半張碎裂卡在印表機裏，真是悲劇了……

菜鳥上班族在辦公室中最害怕的就是機器故障，不管是卡紙、傳真機出問題、影印機碳粉不夠、掃描器燈管壞掉，只要辦公設備故障，維修的任務第一時間就是落到我們這些菜鳥的頭上！花費額外的時間不說，如果修不好？超怕給老闆留下什麼都不會的壞印象！

其實影印機故障絕不是無事生非，而是長久的錯誤習慣累積下來造成卡紙。知道如何減少機器故障，就不怕需要時常修理，更能增進行政效率、改善工作流程。

首先，多功能事務機常見的故障最大宗就是卡紙，不但讓工作停擺，紙張留在機器內會吸飽墨汁，最後爛在機器中，導致狀況更難排除。

怎樣的使用習慣才能減少卡紙呢？

1. 【新紙放前先調整】

選擇全新影印紙可降低卡紙率，最好在放入影印機紙匣前先調整一下，例如將影印紙攤開，就像攤開一疊鈔票（俗稱醒紙）全新開封的紙經由醒紙動作更能有效降低卡紙，防止進紙器一次捲入多張紙。

2. 【紙張厚薄要適中】

建議80磅（80g）的用紙最佳，也建議選擇知名品牌的影印紙，但若是大量採購有預算考量，也可選擇70磅（70g）的紙。

3. 【亂印就會黏黏的】

盡量不要用複合機來列印標籤紙、和空白貼紙等，因為標籤紙在機器列印加熱過程中會釋放黏膠，一旦脫標則殘膠有可能殘留在機器的滾筒上，造成機器故障。

4. 【回收省紙？花大錢！】

儘管想要做環保、省成本，也盡量不要用回收紙，包含釘書針釘過的、頁角折到的、紙張彎曲的、迴紋針夾過的。不平整的紙張容易產生進紙問題，也會影響列印品質，所以平常就要將紙張保存在平整、乾燥的地方。

5. 【設備更新不怕怕】

太過老舊的辦公設備機器應淘汰。例如加熱器滾筒老舊，或者傳送輪、抓紙輪因日久皮輪磨平而經常打滑。其實現在租賃一台符合辦公室基本列印需求的全新機種在價格上並不貴，與其花精力與時間送修老舊機器，購買一台價格合理的新機不但省下時間成本，跟焦頭爛額的員工、公司業務忽然停擺比起來，可是便宜多多。

6. 【機器要活就要動】

最後，機器使用上最簡單卻也是最重要的一點，那就是平常的維護。機器買來別擺著不用，建議噴墨印表機型商品最少一個月要開機一次，一次至少印個一兩張，如果是彩色列印機種，四個顏色都要印到。而雷射印表機型至少一季要開機使用一次，就能讓噴頭暢通，減少卡紙機會。

報修三部曲 : 照這步驟準沒錯!

第二種是一般人無法處理的，例如機器顯示異常訊號（Error Code），如果警告指示燈亮起，或者出現故障代碼，就得交由專業的維修人員來解決。

1. 先將出現在顯示面板上的號碼記下或拍下。

2. 重新開機。

3. 若重新開機後狀況沒有改善，就將步驟1記下或拍下的號碼傳給專業的辦公設備廠商，客服人員會在收到訊息後安排維修。

各家事務機廠牌因應不同機型，預防故障的方法也會略有差異，不過以上準則如果能用心留意，就能減少異常狀況產生的頻率，工作效率也將提高很多喔！

若以上的方式都無法排除，歡迎與普印通聯繫，我們免費幫您做線上的故障排除，及維修專業諮詢！

偷偷跟你說,辦公室印表機，影印機常常卡紙，有很大的因素是機器太老舊，或是機器耗材該換卻還是頂著用，老闆總是說再撐一陣子，卻辛苦了處理卡紙的同仁。

你知道這年頭老闆不好當啊。俗話說天下有三傻 : 第一傻當父母、第二傻當保人˙、第三傻當老闆….

告訴你，辦公室影印機印表機用租的準沒錯。耗材免費準時換，機器時間到直接舊換新。更不用上網比價買耗材，選對廠商讓你上天堂，讓你工作輕鬆做好做滿沒煩惱 !

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