印表機怎麼買才划算？揭開隱性成本的面紗

更新日期：2026 年 8 月 22 日｜普印通辦公事務設備團隊

買印表機只比標價，等於只看到帳單的一半。印表機隱性成本藏在單張列印、維護、佈建、耗材四個地方，加起來常比機器還貴。想看完整評估流程，可讀企業列印設備租賃八大招；這篇專講那四筆看不見的錢怎麼算、怎麼省。

為什麼「便宜買到」的印表機，最後總是最貴？

採購印表機時，一般人會比機器的購置成本；比較內行的，會多算一項耗材成本。這兩筆都是初期看得見的錢。

問題是，印表機不是買回來擺著看的。它會被用三年、五年，每天開機、每天卡紙、每天有人罵它。在這段長期使用的日子裡，才是隱性成本真正發生的時候。

場景大概是這樣：季報那天，機器閃紅燈，碳粉沒了。你翻抽屜，備品剛好用完。上網訂，最快明天到。老闆在會議室等文件。這半天的損失，當初比價時沒有人把它寫進 Excel。

下面四項，是普印通服務企業客戶這些年，客戶事後最常說「早知道就先算進去」的四筆帳。一項一項拆開看。

隱性成本（一）：單張列印成本怎麼算才準？

四項隱性成本裡，這一項最容易估，也最容易被算錯。

廣義來說，列印成本包含三塊：列印時間成本（看機器速度）、時間價值成本（這段時間本來能創造多少產值或品質）、還有實際的單張列印成本。前兩者機器規格越好、表現越漂亮，主機價格通常也跟著高。所以實務上，先把單張列印成本算清楚，是最快抓到重點的方式。

原廠算法：一張彩色 5.71 元

以一台彩色印表機為例。假設彩色墨水一盒 2,200 元、標示可印 1,400 張；黑色墨水一盒 2,000 元、標示可印 2,000 張。

• 印一張單彩：2,200 ÷ 1,400 ＝ 1.57 元
• 印一張黑白：2,000 ÷ 2,000 ＝ 1 元
• 彩色墨水為青、洋紅、黃三色各一盒，整體一張＝1.57 × 3 ＋ 1 ＝ 5.71 元

數字很漂亮。但這是實驗室裡的數字，不是你辦公室的數字。

實際算法：印量先打七折，一張變 8.15 元

關鍵在「覆蓋率」這三個字。廠商標示的可印張數，是以一份文件 5% 的墨水覆蓋率去估算的；而一般辦公室的文件，通常落在 12%～17% 的覆蓋率——一頁塞進去的字和圖比較多，實際吃掉的墨水，自然比廠商預估的多。

所以標示印量要打折。實務上抓 七折是相對貼近的做法（如果印的是 3D 圖、工程圖、照片或打樣，可印張數還會更少）。

• 彩色墨水 2,200 元，標示 1,400 張 → 實際約 1,400 × 70% ＝ 980 張
• 黑色墨水 2,000 元，標示 2,000 張 → 實際約 2,000 × 70% ＝ 1,400 張
• 印一張單彩：2,200 ÷ 980 ＝ 2.24 元；印一張黑白：2,000 ÷ 1,400 ＝ 1.43 元
• 整體一張＝2.24 × 3 ＋ 1.43 ＝ 8.15 元

一張差 2.44 元，看起來還好。但把它乘上月印量就不一樣了：以中型企業每月 500 張彩色估算，一年就差 14,640 元；設計、印刷相關單位月印 3,000 張彩色，一年差距拉到 87,840 元——夠再買一台機器。月印量越高，單張列印成本的高低，直接決定這台機器的性價比划不划算。

還沒挑定機型的話，先照4 個步驟篩出最適合自己的影印機與印表機把候選收斂到兩三台，再逐台套上面的算式，高下立判。

隱性成本（二）：維護成本，保固到期那天才是帳單的開始

買機之前，這四個問題一定要問到具體答案：

• 保固期限多久？是全機保固，還是只保主機、耗材件另計？
• 保固費用怎麼算？是否含出勤、含零件、假日是否加成？
• 過保之後誰修？原廠、經銷商，還是外面的維修行？
• 修一次要花多少時間？這段停機時間，公司付得起嗎？

感光滾筒、加熱器這類非經常性零組件，平常不會壞，一壞就是四位數起跳的維修單。加上工程師出勤費、等料時間，維護成本的真面目通常在第三年才浮出來。

保固條款的文字遊戲不少，「免費維修」四個字底下常常還有一整頁附註。簽約前，建議先看過到底什麼保固才是最適合你的，把該問的問題列成清單再去談。

隱性成本（三）：機器佈建與軟體設定，時間也是錢

機器搬進辦公室只是第一步。接下來這些事，誰做、要不要收費、要花多久？

• 機器配置：一台幾個人共用？擺在哪一層、哪個位置？
• 網路設定：固定 IP、共用資料夾、掃描到郵件的 SMTP 設定。
• 驅動安裝與更新：全公司每一台電腦都要裝，換系統版本還要再來一次。

這些事看起來瑣碎，實際上很吃時間。一間 30 人的公司要全部設定完，往往就是資訊窗口一整天。對講究效率的公司來說，這一天不是零成本。

好消息是，常見的設定其實有步驟可循。像複合機與影印機設定掃描至郵件的圖解教學，照著做十分鐘就能搞定；日常故障率也可以先用卡紙預防六大招壓下來一截，光是紙張選對、擺對、濕度顧好，叫修次數就會明顯變少。

隱性成本（四）：改機與副廠耗材，省的錢跟賠的錢

最後這一項比較偏個人行為：為了省錢去改機，把一般噴墨改成大供墨；或者，改用副廠耗材。

改機：省下的墨水錢，可能拿去修機器

改機要算的不只是改機那筆錢，還有機器壞掉的風險。改機最大的問題出在墨水品質——品質不穩就容易漏墨，漏墨會直接影響列印品質，接著影響工作效率，最後影響心情。

不過改機市場夠大，現在已經有廠商直接生產原生大供墨機種。想省墨水錢的人，其實不必再冒改機的風險，這算是個福音。

原廠 vs 副廠耗材：差別在「保固」兩個字

原廠耗材有保固，價格較貴，等於花錢買保固；副廠耗材單價經濟，對印量大的人有吸引力，但沒有保固。如果耗材品質不佳，卡紙、印痕、換零件這些人力與時間的耗損，都要自己吸收。

還有一種常被忽略的連鎖反應：副廠碳粉的顆粒與熔點若跟機器不合，磨的是感光鼓、髒的是加熱器。省下來的碳粉錢，往往在下一張維修單上還回去。這類「三家廠商互推責任」的麻煩，4 大你不會想買斷印表機的理由整理得很清楚。

還有一筆沒人算：印表機旁的那個位子，為什麼沒人想坐？

幾乎每間辦公室都有這個現象，而且不是心理作用。機器運轉時可能釋出臭氧、廢氣異味與碳粉微粒，長時間近距離吸，人當然有感。

這筆帳不會出現在報價單上，會出現在請假單上。處理起來其實不難：機器集中放在通風處、和座位拉開距離，換機時直接問業務有沒有排放更低的新機種。

如果味道已經留下來了，先別急著搬一台清淨機進來。空氣清淨機能不能去除室內臭味與油煙味這篇講得很白：微粒靠過濾，氣體分子要靠分解，選錯類型錢就白花。真的要處理，可以把商用空氣清淨機租賃方案跟事務設備一起談，同一個窗口一次到位。

以租代買，把成本外包出去：三年總帳怎麼比？

上面列的隱性成本，還沒把感光滾筒、加熱器這類非經常性零組件算進去，也沒算品質、生產力、工作效率這些無形指標。

說到底，機器採購要考慮的不只是省錢。買到值得信賴、口碑扎實的產品與服務，省下的是你更寶貴的時間。如果每月印量夠大，以租代買是相當務實的一條路——保養、耗材、維修全部打包成月租，等於把上面四筆成本一次外包出去。

租期也有彈性。業界慣例是最短租期方案多半只適用二手機，從 1 個月起算；原廠新機租期較長，常見一簽 3～5 年。收到報價單不知道怎麼比，可以套用普印通的「費普洛」影印機租賃評估口訣：五費（月租費、碳粉費、維修車馬費、紙張費、健康費）加上專業服務，兩邊都對得上才算比完一家；詢價前也建議先看過辦公設備租賃的 5 大關鍵與 6 個陷阱。

為什麼多數企業算完帳都選租？設備「租比買便宜」的簡單邏輯用數字講得很白。這幾年還多一個理由：以租代買落實 ESG 永續採購的 3 大好處——設備生命週期用好用滿、電子廢棄物變少、每筆支出可稽核，寫進永續報告書拿得出手。預算更緊的單位還有第三條路：經原廠檢修、附原廠保固的影印機原廠整新機循環採購（零元機方案）。

普印通總經理許紋賓表示：「客戶拿報價單來問我的時候，我通常只做一件事——把標示印量打七折，重算一次單張成本。這一算，很多人的臉色就變了。機器的價格是一次性的，耗材、維修、停機是每個月都在發生的；只比購機款，等於用一天的數字去決定三年的支出。我們建議客戶把三年總帳攤開，購機款、耗材、零件、出勤、停機損失一項一項列，算完再決定買或租。普印通也提供 30 日服務滿意保固，不合用就調整。」

本文重點速覽（Fact Tags）

常見問題 FAQ

延伸閱讀：普印通列印設備成本與租賃知識庫

成本怎麼算、機型怎麼挑

• 企業列印設備租賃八大招、6 步驟拆解所有細節
• 影印機租賃怎麼評估？「費普洛」口訣看懂五費與專業服務
• 4 個步驟篩出最適合自己的影印機與印表機
• 採購必讀：揭密辦公設備租賃 5 關鍵 6 陷阱
• 到底，什麼保固才是最適合你的？

租還是買？ESG 與零元機方案

• 設備租賃「租比買便宜」？簡單邏輯看分明
• 印表機租賃最聰明——4 大你不會想買斷印表機的理由
• 印表機輸出設備，以租代買落實 ESG 永續採購！租賃印表機的 3 大好處
• 影印機原廠整新機循環採購，零元方案企業接軌 ESG
• 影印機換機無痛升級！零元機「業務費換新機」3 大好處

機器進來以後：設定、保養與辦公室空品

• ［step by step］複合機／影印機設定掃描至郵件教學
• 卡紙預防六大招，讓你菜鳥變鳳凰！
• 空氣清淨機可以去除室內臭味或油煙味嗎？
• 機器須保養維護，所以空氣清淨機租賃更是優先選項

直接找普印通

• 影印機、印表機租賃服務（服務頁）
• 公家採購彩色影印機「零元機專案」（方案頁）
• 商用空氣清淨機租賃服務
• 預約免費需求評估與印量試算（聯繫頁）