採購必讀:揭密辦公設備租賃 5 關鍵 6 陷阱

採購必讀:揭密辦公設備租賃 5 關鍵 6 陷阱

採購必讀:揭密辦公設備租賃 5 關鍵 6 陷阱

採購必讀:揭密辦公設備租賃 5 關鍵 6 陷阱 900 600 普印通大內總管

採購人員在租賃影印機及印表機等辦公設備時,怎麼樣才最聰明划算?多數人勢必優先考慮「成本」,再來才是品質。但是光這兩點,依舊無法指出要怎麼選擇出適合自己的方案與設備,對吧?在壓低成本和品質之間考量,如一味追求低價、選最便宜,簽了長約租到爛機器,沒辦法滿足辦公室影印、列印、傳真等基本需求,反而被老闆罵到臭頭,同事嫌到不行就慘了。快讀普印通列出的「辦公設備租賃 5 關鍵 6 陷阱」,讀完你也能是專家。

關鍵 1:影印機品質 各項辦公設備是否為全新的機器

全新的影印機、列表機租金會高許多。不是全新的影印列印設備,租金較低,但故障率相對會偏較高。有些專門提供影印機租賃的店家,在印表機或影印機被租用極短期大約只有一年左右回來的設備,以極新的狀態回廠整理後再出租,可以詢問店家是否有成本攤提完畢的低使用率的影印機,CP 值還挺高的。

關鍵 2:影印機與辦公設備的規格及功能

首先評估主要功能,包括:

  • 彩色影印
  • 網路列印
  • 網路掃描
  • 傳真

再來便是考慮次要功能:

  • 雙面列印
  • 雙面掃描
  • PC Fax / Wifi

以上可依照實際需求挑選需要的配備。

關鍵 3:是否採用原廠耗材

有些影印機印表機輸出設備租賃廠商為了降低成本,使用品質不良的副廠碳粉或墨水夾,導致列印品質差勁。影印機內部照成 “飛粉”(碳粉在影印機內循環飛揚)機器也會常常故障,增加維修成本。

而且除了列印品質差,品質差的副廠碳粉還會漏碳及飛粉,造成健康問題。因為影印機碳粉的粉塵很細致,不能完全被鼻毛過濾,長期吸入碳粉會造成肺臟受損,挑選影印機,使用耗材是否為原廠耗材,可半點馬虎不得。當然影印機使用原廠耗材 成本勢必增加。

如果發現公司使用的是副廠劣質品,但是現階段因為合約未到或其他原因無法立即更換影印機,還是得使用目前的影印辦公設備。沒關係,我們有醫療認證通過的空氣清淨機提供企業租用 請點擊連結。或許可以解決影印機粉塵飛揚的窘境!

關鍵 4:選擇列印速度

如果公司影印機常有多人使用時,就需要挑選列印速度快速的影印機。一般來說,10 人左右的公司選配一台每分鐘列印速度 30-50 張左右的影印機,算是蠻適合。

如果您無法確認什麼影印機輸出辦公設備機種適合公司使用,別擔心!不妨聯繫普印通,我們會以長年的影印機租賃經驗為您挑選與解答。

關鍵 5:服務時效

我們提供 0800 免付費電話,能夠提供影印機印表機輸出硬體報修的服務。二小時內工程師就會回覆您的問題,先行排除當下問題、繼續保持工作效率。大多數接近 90% 的報修,在普印通專業的工程師了解問題後,大多透過電話諮詢或電腦遠端連線就可以排除故障、有效解決印表機的問題。

關鍵 6:符合公司需求的列印品質

設計公司、建築師事務所等行業別對影印機印表機輸出印刷畫質要求較高,選擇印表機時也需要把它列入考量。這時可以向影印機租賃公司先行提供圖檔列印樣品。等到看過列印成品的印刷品質後,再租也不遲。不僅如此,普印通的服務比別人更優質!必要時,我們可以提供影印機給您試用,讓客戶確實了解所要租用的影印機是符合需求的辦公設備。

5 關鍵 6 陷阱幫你篩選設備租賃更 Easy

 

陷阱 1 — 合約時間過長或廠商話術對付客戶

曾經有客戶遇過,向業界某家影印機租賃公司租用影印機,當時合約上寫「合約時效滿一年,可無條件解約」,後來客戶真的要解約,該公司業務人員卻表示,是合約剩下最後一年的時候才能無條件解約,被不良的影印設備租約綁死,浪費工作效率與金錢成本,真是得不償失。

陷阱 2 — 別再相信過低租金!合理的價格才長久

強調低租金的陷阱:因為台灣人講求人情,許多合作細項往往沒有以合約詳訂,直到影印機故障報修,或者需要維修工程師到場服務時,才知道需要另外報價;亦或是提供的影印機耗材要另外收費,與當初口頭上說的不同。

陷阱 3 — 簽約前服務速度很快。租用影印機後發現機況不佳

針對影印機與各項辦公設備報修時效部分,我們提供 2 小時內電話回覆的服務保證。若為影印列印軟體或設定問題,我們提供電話諮詢或工程師遠端電腦連線。

陷阱 4 — 租機後發現不符合需求

租用辦公設備需求確認後,我們將機器送達到客戶端。並將合約部分一併交付客戶。普印通邀請客戶先行試用機器 3-7 天。確認機器符合需求,再簽約確認。

陷阱 5 — 使用劣質耗材

有時候租用影印機會遇到看似非常低廉的租金價格,想也知道不可能!因為廠商必須維持開銷,難免需要將成本最高的耗材做些手腳。少數產業例如房仲等,因為需要控制成本節省開銷,而租用極低價的機器,這類影印機種所使用的設備及耗材都是極其低價的。除印刷品質不好(只求有顏色不管效果),影印機列印時就會造成碳粉飛揚,化學成份不佳的墨水甚至還會危害身體。機器本身也容易故障。

NG 比價法可能遠比你以為的傷更多

老闆交代採購詢價;採購同仁力求表現的方式,就是為公司找到最便宜的影印機租金價格。但是請注意:租用到爛機器,後面的隱形成本才最恐怖!多付出些合理預算使用一定等級的辦公設備,省到成本也省下自己時間,讓注意力放在本業上才是王道。

提供特定機型讓廠商競價:只比最低價

相同型號的影印機,每家廠商成本都差不會太多。虧本生意肯定不長久(必定自其他顧客不知道之處討回),影印機辦公設備租賃報價時如果先在前端降價,再由後端的耗材做手腳,更是讓你防不勝防。

既然辦公設備租賃陷阱這麼多,與其 DIY 選擇不如好好跟一家值得信賴的租賃專家合作,帶來的效益才是真實效益。

留個言吧!