公家機關、學校租影印機：採購流程到底怎麼走？一次看懂四條路

• 2026/11/14

承辦人要換影印機的時候，最難的通常不是挑機器，而是「這筆錢該走哪一種程序」。機型規格看得懂，但簽呈怎麼寫、要不要找三家報價、要不要上政府電子採購網，往往要問好幾個人才問得出來。

這篇把公部門與學校租賃事務機的流程拆開講，照著順序確認就不會卡。

第一步：先確認這是「財物採購」，而且要算整份合約

租賃事務機屬於財物採購。採購金額不是看一個月多少錢，而是看整份合約的總價。

舉例來說，一台月租 NT$950 的機器簽 12 個月，採購金額就是 11,400 元；同一批如果要租 10 台、簽 36 個月，金額就會往上跳一個級距，適用的程序也跟著不一樣。常見的錯誤是只看月租覺得金額很小，結果把一筆應該公開取得報價的案子當成小額採購辦。

先把「台數 × 月租 × 月數」算出來，再往下看級距。

第二步：對照採購級距，選招標方式

依現行規定（112 年 1 月 1 日起適用）：

其中「公告金額」目前為新台幣 150 萬元，小額採購上限為公告金額的十分之一，即 15 萬元。

兩個實務上要注意的點：

一是不能化整為零。15 萬的上限是以同一年度預算計算，把一筆大案拆成好幾筆小額採購來規避公開程序，是會被糾正的。如果單位有經常性、同性質的採購需求，正確作法是辦開口契約。

二是逾 10 萬至 15 萬的小額採購要彙送。依規定要在決標後 30 日內，到政府電子採購網上傳小額採購彙送紀錄（共同供應契約的案件不在此列）。

第三步：共同供應契約是最省時間的一條路

除了自己辦招標，還有第四條路：共同供應契約。

台灣銀行採購部代理各級政府機關、公立學校及公營事業辦理共同供應契約採購，項目包含事務設備、資訊設備等。適用機關可以直接在共同供應契約電子採購系統下訂單，不必自己跑一次招標程序，對承辦人來說是最省時間的方式。

普印通具備共同供應契約立約商資格，貴單位如果想走這條路，可以直接問我們當期的品項與規格。要注意的是，各期契約的品項、規格與立約商都會換，決定之前先確認當期契約裡有沒有符合需求的機型與服務條件。

第四步：規格書怎麼寫才不會被退

這是承辦人最容易踩雷的地方。規格書如果直接寫某一家的型號，很容易被認定是綁標；但寫得太籠統，又會收到一堆規格差很多的報價，後面驗收跟使用都麻煩。

建議用功能規格來寫，例如：

• 列印速度：每分鐘 ○ 張以上（黑白、彩色分開寫）
• 紙張尺寸：是否需要 A3
• 必要功能：雙面列印、掃描至郵件、掃描至電腦、傳真、裝訂
• 月印量級距：預估每月黑白、彩色各多少張
• 維護責任：碳粉、耗材、到府維修是否由廠商負責
• 合約期間與到期後機器處理方式

把「要能做到什麼」寫清楚，而不是「要哪一台」，報價才會落在可以比較的範圍裡。

第五步：合約裡這四件事一定要寫進去

1. 碳粉與耗材誰出。租賃合約通常含碳粉與零件，但要白紙黑字寫明，否則第一次換碳粉就會有爭議。
2. 維修責任與報修方式。租賃期間到府維修是否另外收費、怎麼報修，要寫在合約裡。普印通的作法是 0800 或 LINE 報修，上班時間 2 小時內回覆，租賃期間到府維修不另收費。
3. 搬遷與增減機台。單位搬遷、科室調整是常態，合約要先約定搬遷費用怎麼算、中途能不能加減機台或換機型。
4. 合約到期後的資料處理。多功能事務機內有硬碟，會留下掃描與列印的影像資料。合約到期退機前，資料怎麼清除、要不要出具證明，建議事先寫進規格書。公務資料尤其要注意這一條。

第六步：跨年度合約與預算

公部門的租賃合約多半簽三年，一定會跨年度。如果契約期間超過當年度預算年度，要依規定辦理跨年度採購的預算處理程序；或是把合約期間壓在同一預算年度內，到期再續約。這一點各單位作法不同，建議在簽呈階段就先和主計單位確認，不要等到決標後才發現預算科目對不上。

普印通配合過的公部門與學校

內政部消防署、內政部移民署、法務部廉政署、法務部行政執行署、臺灣高等法院、最高法院檢察署、國防部後勤指揮部、陸軍後勤指揮部、國有財產署北區分署、經濟部水利署臺北水源特定區管理局、衛生福利部疾病管制署、動植物防疫檢疫局。

學校與文教機構包括國立臺灣大學、國立政治大學、國立陽明大學、國立臺北科技大學、國立臺灣師範大學、國立臺灣科技大學、國立故宮博物院、國立臺灣博物館、國家圖書館。

公部門的採購與驗收流程我們走過很多次，規格書要怎麼寫才收得到可以比較的報價、驗收文件需要哪些，可以直接問。

下一步

• 想先知道月租大概多少、含哪些服務：看影印機、事務機租賃
• 預算有限、想把設備費用從資本門挪開：看彩色影印機「零元機專案」
• 不確定舊機該修還是該換：看機器該換了嗎？自我檢查
• 想看租賃的完整評估邏輯：看採購必讀：揭密辦公設備租賃 5 關鍵 6 陷阱

需要規格書範例或報價，撥打 0800-581-881 或用 LINE 聯繫，專人回覆。