辦公商辦大樓使用者改善室內空氣品質指引

辦公商辦大樓使用者改善室內空氣品質指引

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辦公商辦大樓使用者改善室內空氣品質指引 900 506 Editor from Chigyosha

臺灣地狹人稠,尤其是都會區更顯寸土寸金,自然集中式的商辦大樓林立,在其中經商辦公的公司行號著實不少。這樣的工作環境裡要將彼此共同呼吸的空氣品質管控好,並不容易。普印通整理專家意見及經驗分析,幫助每位身處水泥叢林裡的工作者進一步有效優化周遭的 IAQ,也讓大樓管理委員會擁有更清晰的室內空氣品質優化指引。

 


Table of Content

  1. 第一步:觀念
  2. 影響辦公室空氣品質的因子
  3. 工作場所 / 辦公室必須注重空氣品質的理由
  4. 每位建築物使用者可以改善的地方
  5. 企業主可以改善工作場所的地方
  6. 大樓管理員能對建築室內空氣品質造成的影響
  7. 最起碼的策略基礎 – 能保障自己與同仁健康的空氣清淨機

 

第一步:觀念

辦公場所空氣品質是誰的責任?答案是只要在場所內呼吸的任何一個人都有這份責任 —— 企業主、主管、及每位工作同仁。也就是說:改善空氣品質是責任,更可以是你我可以共同參與的工程。

透過這篇內容,你將能從不同觀點學習到不同事物。

 

辦公場所每一人能做到的事情

 

  • 常保通風口開啟
  • 不在建築物內抽煙
  • 在辦公室內外種植適當植物
  • 常保辦公室內垃圾桶淨空
  • 妥善保存食物
  • 避免將可能釋放有毒物質或難聞氣味的物品至場所中
  • 遇有疑似造成空氣污染問題時立即回報公司內職掌負責者

 

企業主或管理者能做到的事情

 

  • 在場所管理上將室內環境保持列入高度重要事項
  • 對辦公場所內家具 OA 做好空氣條件管理,包括空氣循環、溫濕度管控、及常保室內空調過濾清潔
  • 若場所採建築共享的中央空調系統時,任何改變或運作時均應符合建築管理原則
  • 避免任何會產生室內空氣污染的行為或產品
  • 採購策略中納入空氣品質管理優化之系列產品
  • 裝潢時應僅採用非化學產品,並降低各種可能的污染源至最低水平
  • 若辦公場所位於集中式商辦大樓裡,應積極參與管委會合力發展符合大樓管理法規的空氣品質管理辦法

 

影響辦公室空氣品質的因子

室內空氣品質Indoor Air Quality,IAQ)管理絕非是一個像是管理同仁桌面或廁所整潔等級的簡單任務。

由於辦公場所每天有著不同的人員或物品進出,使得管理辦公室空氣品質變得複雜,而肇因也相對不易掌控且呈現動態,甚至彼此間也有著關聯而程度有異。舉例來說:會改變氣味的污染源、空調系統產生的廢氣、使用者觀念、甚至場所中眾人對事物的感受度,這些都會造就 IAQ 改善急迫性和施力程度的需求不同。

從上述內容看,IAQ 管理優化時勢必須將以下因素納入策略中:

  1. 污染源管理 – 移除,或透過隔間方式杜絕其空氣與人的接觸,或使用時間調控
  2. 減緩污染並透過通風排氣系統導出室外
  3. 以過濾形式清潔污染源造成的不良空氣

IAQ 低下的元兇可以同時來自室內及室外,包括了建築維護、害蟲控制、環境清潔、修復裝潢等行為,這還未論及場所內複印列表等日常營運行為。

一個有效室內空氣品質管理系統的重要目標之一,即是盡可能降低場所內的人自污染源遠離、甚至隔離,包括:

  1. 生物污染 – 不經意時,常常製造污染的人就是我們自己。諸如不適當的施工或清潔、水濺、濕度控制不足等日常行為,都有可能造成細菌、病毒、灰塵、過敏原、生物皮屑、和花粉的過度集中。
  2. 化學污染 – 包括香煙雪茄燃燒、裝潢建材釋放出的氣體(如:設備、辦公家具、牆面、地板、清潔用品等)、設備微量碳排放等。
  3. 懸浮微粒 – 體積極小、重量極輕的固態或液態物質。這類微粒最大時可在陽光或燈光灑落看見(是,就是那些你在電影裡看到的美麗畫面中漂浮的小白點),但真正會影響健康者是較小體積的物質,而這些極輕的物質會隨著人類活動或靜物進入建築中,如:影印、傳真、抽煙、或運行器械設備,甚至人自建築外走入建築內的瞬間。

 

工作場所 / 辦公室必須注重空氣品質的理由

不同於居家住所,當我們在面對辦公環境時討論的重點多環繞於「生產力」,無論是企業主看職工、主管看下屬,都會圍繞著這個議題。然而,空氣品質不單單僅有這個原因,同時也代表一間企業與團隊的社會責任。

工作場所 / 辦公室必須注重空氣品質的理由

 

影響空間使用者舒適度及生產力的因子

在思考團隊成員生產力時,我們不能忽視工作環境條件品質之於個人的影響。下面是一些常見影響生產力的因素(但不限於),當中有些甚至會同時影響污染程度及空氣品質的感知:

  • 氣味
  • 溫度
  • 空氣流動速度(過於通風或停滯)
  • 日曬的熱度及亮度
  • 工作燈的炫光,電腦螢幕尤是
  • 辦公家具間的空間
  • 對於工作環境的主觀感受,如:地點、空間、環境中的自然採光度、空間美感(如:顏色與樣式)
  • 辦公空間裡的人體工學,包括空間高度、電腦位置、設備就手度等
  • 噪音及震動程度
  • 辦公設備的選擇及使用

如果你覺得前述因素已經開始影響自己,正是時候找主管或老闆好好聊一下此事。

 

室內空氣品質是一份共同責任

在普印通經驗裡發現:室內不佳的空氣品質有時係來自於最初裝潢時設計不良的空調系統或空氣流通動線。少數時候,IAQ 不佳是因為透過機械式帶入的外部新鮮空氣總量不理想;最多時候,是因為空間使用者自己所造成,如裝潢建材、產品、或辦公家具帶來的污染;當然,也會偶爾發現係出自於大樓管理及用戶的綜合管理不當所致。

因此,每一棟商辦大樓的室內空氣品質其實是一份全棟用戶的共同責任。

不過即便管理再好的大樓或辦公空間總會遇有 IAQ 差到不行的時候,像是原本擔任空氣濾淨的設備損壞或定期的保養維護等,都是有可能的 “窒息感十足” 時刻。

同時也千萬要記住:

許多時候空氣問題來自於用戶的感知

包括了溫度、濕度、或過高、低的流通量,都有可能造成空間裡不同的感受度。

 

每位建築物使用者可以改善的地方

每一位商辦大樓裡的使用人都能在室內空氣品質優化議題上扮演重要的角色。多留心在習以為常的辦公日常行為上也能造成不同的改變,像是透過微波爐溫熱食物或過度使用影印機這些動作,透過自覺每位用戶都有機會能預防 IAQ 不好的情況。

下面來看看你我可以做出什麼改變:

  • 不屏蔽中央空調空氣流通口,避免造成失衡(與外界空氣交流)
  • 盡可能在通風處或空調口不置放任何家具、箱子、或任何體積大的物品阻擋空氣流通
  • 在中央空調系統裡若覺得空氣不流通,應即與大樓管委員會反應,改善過冷、乾燥、或風量不足的情況
  • 抽煙者應配合大樓規範在規定的位置內吸菸
  • 遇有積水時應立即擦拭,若確認為常態時應回報管委會進行整治,因為積水是不少細菌的溫床
  • 妥善打包垃圾並棄置於大樓垃圾及回收品指定處,並確保該處常保乾燥、清潔,降低生物污染
  • 妥善封存食物,必要時存放於冰箱
  • 茶水間必須常保乾淨,最好可按時消毒
  • 遇有大樓公共空間氣味難聞時宜立即反應大樓管理人員,幫助彼此更快找出問題並適時移除污染源

 

企業主可以改善工作場所的地方

在現今這個現金為王的時代裡,未必每一間企業都選擇將大把銀兩砸向置產辦公空間。在這樣的前提下,我們便應該學習將向業主租賃辦公空間中空氣打理得更加理想的方式。

中、小型企業常設有總務或行政人員,這些人員往往與 “環境維護者” 畫上等號,而微型企業則多半是核心人員、甚至是業主擔任共同維護人員,這些人都必須常時與大樓管理者建立良好的互動關係以改善室內空氣品質。

    • 與商辦大樓管理者在室內空氣品質議題上保持良好互動關係 – 不要將辦公空間裡外過度劃分,而是深層地理解大樓就空氣品質上的規範,並將之內化為公司內部共同守則,佈達予全體同仁知悉並遵守,讓每一個使用者都能成為 IAQ 的守護人。
    • 讓辦公家具及設備置放於通風良好之處 – 確保辦公室空調出風口處順暢沒有阻礙物;使用時會產生熱能的設備則應遠離室內感應器附近為佳,透過如此設置可讓空調設備保持在設定之溫度,降低感應器因過多的溫度而將設備自主調整至過冷、增加設備負擔的狀態。
    • 避免建置 / 購買會造成 IAQ 顧慮的程序或產品 – 諸如溶劑、黏著劑、清潔劑等用品多為化學製成,雖為辦公室時常用到的物品,但這些產品均會造成空氣品質不良的情況。像印表機、影印機、及傳真機也是同理,若公司業務是須長時應用繪圖或輸出技術而長時用到這些設備者,辦公空間的排氣系統便須格外注意落力。
    • 將空氣品質改善劃入公司採購策略 – 將來自清潔用品、新置家具建材等敏感物品放在注意清單上,小心而謹慎地選購;若預算允許,購買那些採用無毒原料、甚至全天然製成的產品是最好的辦法。如果你無法確認產品製成,直接詢問品牌商或製造商是很好省力的途徑。同時,將空氣清淨機劃為 Must-Haves 之一,讓這樣的觀念存在自家同仁心裡。
  • 重新裝潢或修繕時務必提前與施工單位溝通,降低使用具有毒性揮發特質的產品 – 對於那些在中央空調裡工作的公司而言,即時沒聞到也不代表不會吸入那些鄰近裝修單位揮發出來的有毒物質,反之更應將心比心地降低使用這類過時而不環保的產品。

 

大樓管理員能對建築室內空氣品質造成的影響

與其他人及業主相同,大樓管理員也應該充份扮演好自己角色,在室內空氣品質管理專案上表現出色,透過保障建築內人員的健康凸顯自己的重要性及價值。

大樓管理員能對建築室內空氣品質造成的影響

 

指派特定人員擔任 IAQ 負責人處理相關事務

指派此人時應確保其擁有足夠知識、正確觀念、及良好規劃的遠觀能力保障自己與用戶健康,並確保所有人的生產力可因良好 IAQ 維持一定水平:

  • 評估現時辦公空間室內空氣品質狀態
  • 檢視、判讀空調空氣流通動線及維護正常營運
  • 建立辦公空間所處建築 IAQ 檔案及可能的污染源

 

找出所有既存與潛在的 IAQ 疑慮

教育 / 授予大樓管理人員以下知識:

  • 提供相關覺知教育
  • 建立清楚的污染源管理政策

運行、維持建築通風系統以保持良佳室內空氣品質:

  • 建立 / 改善標準運行、維護步驟
  • 對滲水或漏水情況做出快速反應並預防 IAQ 問題因水而生

管控潛在污染源:

  • 裝潢修繕材料
  • 清潔打掃使用的物品
  • 裝載或卸貨時產生的燃料廢氣

 

與所有租客及使用人溝通各自在建築內所扮演維繫良好空氣品質的角色

相較一般我們習慣的管理員,這個角色功能顯得異常重要,尤其在面對一棟商辦大樓動輒數百人、甚至數千人的狀態。如何可透過得宜的溝通技巧達到讓每位用戶都可充份認識自己在 IAQ 維持議題上的角色,將會是造就價值差異化的體現。

 

建立清晰明確的室內空氣品質回報流程

保持一份對於租客及使用人對於 IAQ 的投訴清冊,這將可有效提昇改善的速度及積極性,尤其在面對顯而易見的問題上更會顯得重要而據科學性。

 

最起碼的策略基礎 – 能保障自己與同仁健康的空氣清淨機

寫了許多關於如何共同改變一個辦公大樓內 IAQ 的觀察建議,可是讓我們面對一個事實:

多家企業共享一棟商辦空間

光是住宅端要統整一整棟 5F 公寓的住戶意見便已難如登天,何況是動輒數百人的商辦大樓?回到現實面,總不能因此便消極放棄、選擇讓自己每天隨便呼吸著有害健康的空氣吧?

因此,普印通建議你將策略基礎架構在一個 Bottom Line 上:

最起碼讓自己和同事可在擁有更好空氣品質的辦公空間裡工作

作為室內空氣品質的產業領導者,普印通整合服務及產品、打造一個從科學驗證、嚴選產品、到細心服務的 IAQ 改善平台:

  1. 空氣品質檢測
  2. 客製化 IAQ 改善計畫(科學基礎)
  3. 國際知名廠牌空氣品質優化產品整合應用
  4. 虛實整合技術支援服務

如果你想挖掘更多關於科學證明的 “空氣品質影響生產力” 內容,可參考《Team Building? — 清淨空氣提高團隊生產力》及《為何空氣品質是不能忽視的企業提昇與組織優化關鍵?》;若你正苦思如何提昇公司生產力或 Indoor Air Quality,立即與我們聯繫、感受你從未享受過的貼心「氣質服務」:

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